Warum ERP-Projekte teurer und länger werden als geplant

ERP-Projekte haben einen schlechten Ruf für Budget- und Zeitüberschreitungen. Der Grund ist selten technisch: Es ist meist eine Kombination aus unklarem Scope zu Projektbeginn, unterschätztem Anpassungsaufwand, schlechter Datenlage und mangelhafter interner Ressourcenplanung. Wer diese Fallen kennt, kann sie umgehen.

Die wichtigsten Kostenpositionen

  • Softwarelizenzen: Bei SaaS-Standardprodukten typisch 30–150 € pro Nutzer und Monat, je nach Modulen und Anbieter. Bei Individualsoftware entfallen Lizenzgebühren ganz.
  • Implementierung: Konfiguration, Customizing, Schulung, Testing – meist der größte Einzelposten und stark abhängig vom Anpassungsaufwand.
  • Datenmigration: Wird regelmäßig unterschätzt. Entscheidend sind Datenqualität, Datenmenge und wie viel Historie wirklich übernommen werden muss.
  • Interne Ressourcen: Ihr Team verbringt Zeit mit Anforderungen, Tests und Parallelbetrieb. Echter Aufwand, auch wenn nicht fakturiert.
  • Schnittstellen: Jede Integration erhöht den Aufwand. Eine einfache Datenübergabe ist etwas anderes als bidirektionale Echtzeit-Synchronisation.
  • Laufende Kosten: Wartung, Support, Hosting – als Faustregel 15–20 % der Projektkosten pro Jahr.

Realistische Budgetrahmen nach Projektzuschnitt

Die folgenden Werte sind Orientierungsgrößen für den österreichischen Mittelstand und stark abhängig vom konkreten Scope – aber sie geben ein ehrliches Gefühl für die Größenordnung:

  • Gezieltes Teilprojekt (einzelne Module oder Auswertungen, keine Migration): ca. 5.000–25.000 €, Zeitrahmen 6–12 Wochen.
  • Schrittweise Einführung (ein Kernprozess plus 1–2 Integrationen): ca. 25.000–70.000 €, Zeitrahmen 3–6 Monate.
  • Vollständige ERP-Einführung (mehrere Abteilungen, Datenmigration, Schulung, mehrere Integrationen): ca. 70.000–250.000 € und mehr, Zeitrahmen 6–18 Monate.

Wichtig: Diese Zahlen sind keine Angebote, sondern Größenordnungen. Der tatsächliche Preis ergibt sich erst nach einer sauberen Anforderungsanalyse.

Zeitplan: Was den Aufwand beeinflusst

  • Anforderungsanalyse und Produktauswahl: je nach Entscheidungsstruktur und Anzahl beteiligter Fachbereiche
  • Implementierung und Konfiguration: abhängig von Modulumfang, Rollenmodell und Prozessanpassungen
  • Datenmigration und Testing: abhängig von Datenqualität, Datenmenge und Altsystemen
  • Pilotbetrieb und Schulung: abhängig von Nutzergruppen und Rollout-Modell
  • Go-live und Stabilisierung: abhängig von Systemkritikalität und Betriebsmodell

Wie man Budgetfallen vermeidet

Klarer Scope vor Vertragsunterschrift ist der wichtigste Schutz. Lassen Sie sich ein detailliertes Leistungsverzeichnis geben, nicht nur eine Zusammenfassung. Klären Sie, was im Preis inbegriffen ist und was als Extra berechnet wird. Planen Sie bewusst Spielraum für Migration, Schnittstellen und Abstimmungen mit mehreren Fachbereichen ein.

Zur strategischen Frage, welches System das richtige ist, lesen Sie unseren Leitfaden ERP-System wählen: Worauf Unternehmen in Österreich achten sollten. Die Leistungsseite zu ERP-Lösungen bei BrumeCore gibt einen Überblick zu unserem Ansatz.