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KI- & Prozessautomatisierung

Automatisierung wiederkehrender Geschäftsprozesse mit KI und regelbasierter Logik. Weniger manueller Aufwand, schnellere Durchlaufzeiten, weniger Fehler – konkret messbar für Unternehmen in Österreich.

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Prozessautomatisierung bedeutet nicht, ein KI-Modell auf Ihr Unternehmen loszulassen. Es bedeutet: Abläufe, die heute manuell, fehleranfällig oder zeitaufwendig sind, werden systematisch analysiert und durch Software übernommen – wo das sinnvoll ist.

Was sich automatisieren lässt – und was nicht

Nicht jeder Prozess ist ein Automatisierungskandidat. Sinnvoll ist Automatisierung dort, wo Abläufe wiederholt, regelbasiert und datengetrieben sind: Belegverarbeitung, E-Mail-Routing, Datentransfer zwischen Systemen, Berichte, Benachrichtigungen, Freigabeworkflows. Ungeeignet ist sie für Prozesse, die komplexes menschliches Urteilsvermögen erfordern oder selten genug sind, dass der Automatisierungsaufwand den Nutzen übersteigt.

Wir helfen Ihnen zunächst zu identifizieren, welche Ihrer Prozesse den größten Automatisierungsnutzen versprechen – bevor wir irgendetwas entwickeln.

KI dort, wo sie echten Nutzen bringt

Moderne KI-Modelle eignen sich für spezifische Aufgaben besonders gut: Dokumentenextraktion und -klassifikation (Rechnungen, Lieferscheine, Formulare einlesen und strukturiert ablegen), Textzusammenfassung und -analyse, Anomalieerkennung in Datensätzen, automatisierte Antwortgenerierung auf Basis definierter Inhalte.

  • Automatische Rechnungserfassung und Buchungsvorbereitung
  • Intelligentes E-Mail-Routing an die richtige Stelle im Unternehmen
  • Extraktion strukturierter Daten aus PDFs, Scans und Formularen
  • Automatisierte Berichte und Auswertungen nach Zeitplan
  • Prozessgesteuerte Benachrichtigungen und Eskalationslogik
  • Verknüpfung von SaaS-Tools über API-Workflows (z. B. CRM, ERP, E-Mail)

Technologie im Hintergrund, Ergebnis im Vordergrund

Wir arbeiten mit bewährten KI-APIs und Automatisierungsframeworks – aber wir verkaufen keine Technologie, sondern Ergebnisse. Was zählt: Welche manuellen Schritte entfallen? Wie verändert sich die Fehlerquote? Welche Durchlaufzeiten werden kürzer? Das sind die Metriken, an denen wir uns messen lassen.

Wartbarkeit und Transparenz

Automatisierungen, die keiner mehr versteht, sind ein Risiko. Wir bauen nachvollziehbare, dokumentierte Automatisierungen mit klaren Logging-Mechanismen, Fehlerbenachrichtigungen und einfachen Anpassungsmöglichkeiten. Ihr Team soll die Automatisierung überwachen und im Normalfall selbst anpassen können.

Weiterführend

Automatisierungen greifen oft auf mehrere Systeme zu – gute Systemintegration ist deshalb eine Voraussetzung für stabile Automatisierungen. Wie sich Nutzen und Aufwand sauber bewerten lassen, lesen Sie in unserem Artikel KI-Automatisierung im Mittelstand: Was Projekte wirklich kosten und bringen. Konkrete Einstiegspunkte finden Sie im Beitrag Prozessautomatisierung: 5 Anwendungsfälle aus dem Unternehmensalltag.

Ein passender Proof Point ist die automatisierte Datenverarbeitung für Xaris GmbH, bei der wiederkehrende Abfragen, Fehlerfälle und Statusverfolgung kontrolliert verarbeitet werden.

FAQ

Nein. Wir bauen Automatisierungen so, dass sie auf Ihrer bestehenden Infrastruktur aufsetzen. Meist ist eine Schnittstelle oder ein Middleware-Connector ausreichend, um bestehende Systeme anzubinden. Ein vollständiger Systemwechsel ist nur dann sinnvoll, wenn die Altsysteme die notwendigen Schnittstellen strukturell nicht unterstützen.

Wir definieren vor dem Projekt gemeinsam messbare Kennzahlen: weniger manuelle Arbeitsschritte, reduzierte Fehlerquote, kürzere Durchlaufzeiten oder bessere Nachvollziehbarkeit. Diese werden nach der Einführung mit dem Ist-Zustand verglichen. Bei Bedarf bauen wir Dashboards oder Berichte, die diesen Nachweis systematisch unterstützen.

Automatisierungen müssen wartbar sein. Wir entwickeln sie modular und dokumentiert, sodass Änderungen an einem Prozessschritt nicht das gesamte System destabilisieren. Für laufende Anpassungen bieten wir Wartungsverträge an, auf Wunsch schulen wir auch Ihr Team für kleinere Konfigurationsänderungen.

Das kommt auf die verwendeten KI-Dienste an. Wenn wir externe KI-APIs (z. B. für Texterkennung oder -analyse) einsetzen, klären wir im Vorfeld genau, welche Daten übertragen werden, wie diese behandelt werden und ob das mit Ihren Datenschutzanforderungen (DSGVO) vereinbar ist. Für sensible Daten gibt es lokale Modelle oder On-Premise-Lösungen.

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